Büyük şirket toplantımızın bu yıl iyi geçmesi, hatta unutulmaz olması için neler yapabiliriz? Birincisi sürpriz etkisini sonuna kadar kullanmak gerek çünkü programlı-saatli her şey biz yetişkinleri darlıyor. Neden şehir dışında, bahçe içinde, deniz kenarında otellere gidiyoruz bu toplantılarda? Farklı bir hava yaratabilmek, farklı bir ruh haline girebilmek ve bunun sayesinde de çalışma arkadaşlarımızı farklı yönleriyle tanıyıp, birbirimize daha sıkı bağlanmak için. Ama daha otelin kapısından girer girmez (Bk. 1.yazı – "Zombileştirme" ) saat programını ve işle ilgili sıkıcı konu başlıklarını gördüğümüzde bütün o “hava” boşa gidiyor! Bir aldatmacaya, göz boyamaya dönüşüyor…
Sürprizin organizasyonlarda çok güçlü bir kaldıraç etkisi var çünkü hepimizde merak uyandırıyor. Örneğin senelerdir birlikte çalıştığımız müşterilerimizden biriyle çok iddialı bir oyun oynamıştık ve 3 günlük Takım Macerası’nın nerede yapılacağını -yönetici hariç- kimseye söylememiştik. Uçağa binmek için alana gittiklerinde öğrenmişlerdi nereye gidildiğini……
...ama asıl sürprizi bu “Gerçek Takım” bize yaşatmıştı: Varış havaalanının dışında transfer otobüsleriyle karşılama için hazır bekliyorduk; bir anda ve hep birlikte terminalden çıktılar ve ne yaptılar biliyor musunuz? “Kapadokya’ya Hoş Geldiniz!” yazılı 6m’lik dev bir branda açtılar!!!
...Meğer biz bu büyük toplantı için hazırlık yaparken onlar da boş durmuyorlarmış 😊 (Ama sonradan öğrendik ki ne olur ne olmaz diye bu brandalardan birkaç tane farklı yaptırmışlar!..)
“Peki program vermezsek insanları nasıl bir araya toplayacağız?” dediğinizi duyar gibi oluyorum, yanıtı çok basit: İlk buluşmanın saatini ve yerini önceden bildirip, her buluşmanın sonunda bir sonrakini anons edebilirsiniz. Ama asıl işin püf noktası insanları birbirine emanet etmekte!
Siz hiç kimseyi toplantıya getirtemezsiniz…..ama bir “TAKIM” hep birlikte ve her yere zamanında gelebilir!
Ama tabii ödüllendirmeyi de unutmamak lazım, günlük iş hayatımızda olduğu gibi büyük şirket toplantılarında da yapanla yapmayan, şirketine-takımına bağlılık gösterenle göstermeyen, iyi bir kurum vatandaşı (corporate citizen) olan ile hiçbir şeyi umursamayan dostumuz bir olmasın! Geç kalan birkaç kişiyi Sultanahmet’te sallandıralım(!) demiyorum tabii, ama titiz davranan takımları ödüllendirelim…..ve bunu mutlaka sahnede, herkesin önünde yapalım. Çok bir şeye de gerek yok bir çuval çikolata yeter de artar!.. 😊
Geçen sene Alaçatı’da yaptığımız Takım Macerası’nda biz, daha ilk çalışma sonucunda 1lt’lik pahallı içecek ve sahneden kol kola çekilen fotoğrafla ödüllendirmiştik kazanan takımı….yarattığı etkiye inanamazsınız! İkinci takım çalışması o kadar daha rekabetçi olmuş ve ortaya öyle güzel fotoğraflar (arkadaşlıklar, paylaşımlar) çıkmıştı ki. Evet sürprizin önemli bir parçası da ödül…
Sürpriz unsurlarını kullanabilmek ve büyük şirket toplantısını neşeli bir hale getirmek tabii toplantının amacı ve içeriğiyle de çok ilgili. (Bk. 3.yazı “İyi de Niye?” ). Dolayısıyla daha içeriği belirlerken kendi elimizi kolumuzu bağlıyor olabiliriz, en baştan “iyi bir hava yaratmak” konusunda kararlı davranmamız ve geri kalan her şeyi bu ana fikir çerçevesinde oluşturmamız lazım. Örneğin “yenilgi yaşamış takım” bizim özellikle titiz davrandığımız formatlarımızdan biri zira hedefine ulaşamamış, küçülmek zorunda kalmış, yöneticileri değişmiş vb bir durumda kimseden gerçekleri saklayamaz, bunlar olmamış gibi davranamayız. Ama tüm bu olumsuzlukları paylaşarak da şirket toplantısını çok olumlu, birbirine sımsıkı kenetlenmiş ve başarıya odaklanmış bir şekilde tamamlayabiliriz.
İstenilen o hareketli ve neşeli hava için sürpriz etkisi yaratacak en önemli diğer unsur da mekândır. Gidilen otellerin genellikle birçok farklı seçenekleri olur ama herkesin kolayına geldiği için çalışmalar hep aynı yerde yapılır… Oysa tekrar tekrar aynı “odaya” gidecek olmak hepimizi bunaltır, daha başlamadan takım çalışmamızı sakatlar
Takım Macerası’nda her buluşma öncesinde en yüksek perden “Biz tam yedi cüceyizzzz” şarkısıyla karşıladığımız dostlarımız geliyor aklıma. “Yeterrrr!!! Pamuk Prenses’ten nefret ettik senin yüzünden nidaları…” Ve bir hafta sonra şirket koridorlarında da nereden geldiği anlaşılamayan şekilde aynı şarkının duyulması…..herkesin aynı anda attığı kahkahalar!.. 😊 .
Bu nedenle büyük şirket toplantısında bolca dış mekân kullanmak gerekir; eğer hava şartları nedeniyle dışarı az çıkılabiliyorsa dahi otelin her yerini bir oyun alanına dönüştürmek mümkün ve sanılanın aksine bunun için ek bütçeler gerekmiyor. Yalnızca kararlılık ve planlama…
(Unutmadan: Serbest zaman bırakmak sanılanın aksine takımın düşmanıdır! Serbest zamanda herkes en iyi tanıdığı kişilerle ya da kendi başına olur… Evet nefes alacak, yaşadıklarımızı sindirecek ve dinlenecek zamanımız kalmalı ama geri kalan bölümlerin tamamı da hep birlikte ve hareketli geçmeli!..)
Büyük şirket toplantıları konusu bu paylaşımla sona eriyor. (Fikir alışverişinde bulunmak isteyenlerin yorum veya mesajlarını memnuniyetle bekliyorum.) Yıllık toplantıdan ayrılırken kendimizi daha güçlü, geleceğe dair daha umutlu ve içinde bulunduğumuz büyük takım sayesinde kendimizi daha güvende hissedebilmek…..ana fikir. Çünkü kendi içinde gerçek bir “TAKIM” olan, ortak bir hedefe inanan insanları -toplumları, milletleri- hiçbir şey durduramıyor.
Comentarios